Les systèmes de réservation de salles de réunion fournissent des outils simples pour réserver des salles de conférence et d’autres espaces ou ressources dans un bureau ou un lieu de travail partagé. Cette solution permet de s’assurer que les organisateurs et les participants disposent des aménagements nécessaires pour les réunions importantes et, dans le même temps, les responsables de bureau conservent une vue précise et actualisée de l’utilisation des ressources de l’entreprise.
Les systèmes de réservation de salles de réunion sont principalement utilisés pour planifier et inviter d’autres personnes à des réunions telles que des réunions d’équipes, des appels de vente, des réunions en tête-à-tête et des séances de brainstorming.
Ils sont également utilisés par les membres et les gestionnaires de communauté des espaces de coworking pour réserver des salles, des bureaux, des zones d’appel désignées et des espaces calmes.
Ces outils s’intègrent également aux logiciels de messagerie, ce qui permet aux organisateurs d’envoyer facilement des invitations électroniques aux participants. Ces outils s’intègrent souvent à un logiciel de gestion des visiteurs ou en partagent les fonctionnalités afin d’enregistrer et de suivre les informations relatives aux plates-formes de réunion, en particulier celles provenant de l’extérieur de l’entreprise.
Un certain nombre de systèmes de réservation de salles de réunion offrent des fonctions de signalisation numérique pour afficher les détails de la réunion à l’extérieur des salles de conférence et permettre des processus d’enregistrement simplifiés. Cela implique généralement du matériel externe, comme des tablettes ou des écrans numériques que nous sommes à même de vous fournir.
RoomBooking est une solution intuitive et performante pour la réservation de salles de réunion ou de séminaires.
Grâce à un écran tactile installé devant chaque salle, la solution RoomBooking permet d’indiquer différentes caractéristiques comme sa disponibilité en temps réel (par LEDS colorées), son occupation prévisionnelle, mais aussi les informations relatives à la réunion en cours.
L’interface écran peut être personnalisée à votre charte graphique et aux différents types de salles : réunion, formation, espace VIP, …
LE PLUS TVTOOLS
Un portail privé (à partir de 10 salles) permet de visualiser les disponibilités des salles par critères et fonctionnalités, ainsi que la programmation des réunions depuis n’importe quel écran connecté.
Un lecteur de badge optionnel type RFID, ou un détecteur de présence, peuvent encore simplifier l’usage au quotidien de ces espaces.
Une détection de mouvement intégrée permet de gérer la tablette comme un écran d’affichage dynamique interactif et ainsi d’y diffuser des informations corporate, chaines TV et contenus multimédia.
+ D’EFFICACITÉ
Gain de temps
Visibilité renforcée des caractéristiques des salles de réunion
Réservation à distance ou in situ
Déploiement ultra-simplifié
+ DE CONVIVIALITÉ
Interfaces graphiques personnalisables pour un accueil optimal
Possible sur une partie de l’écran
+ DE SÉCURITÉ
La source de données communique au serveur les informations qui sont ensuite récupérées en temps réel par la tablette
Evite le vol des identifiants si la tablette est compromise, soulage le trafic, évite d’être blacklisté par Google ou Microsoft, et garantie la fiabilité des transactions.
+ DE FLEXIBILITÉ
Implémentation possible de fonctions afin de pouvoir réserver, confirmer, libérer une salle avec ou sans authentification (pin code, ID utilisateur, badge).
Nombreux paramètres disponibles pour la configuration des salles (capacité, matériel disponible, liste des salles proches, …)
Helpdesk paramétrable (signalisation de problèmes dans la salle, documentation d’équipement, mise en relation)
+ DE COMPTABILITÉ
Microsoft Exchange 2007-2010-2013-2016, Office 365
Google Calendar et Google Apps
Lotus Notes (fichiers ICS), IBM Dominos 7-10
GRR, bases SQL (400 connecteurs), Excel
Requea, farmersWife
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