RoomBooking, ou comment envisager vos réunions autrement !

Roombooking

“Pourra-t-on en discuter en réunion ?”, “Je te rappelle, je vais en réunion !”, “Organisons une réunion, cela sera plus simple.” … Les exemples ne manquent pas et tous témoignent d’une chose : les réunions font partie intégrante de notre quotidien en entreprise ! Avec notre solution RoomBooking, redécouvrez le meilleur de la réunion et dites adieu aux problèmes d’organisation.

 

Le concept de notre solution RoomBooking

Derrière le nom “RoomBooking” se cache une solution TVTools développée afin de permettre de réserver des salles de réunion au sein de votre entreprise ou établissement.

Comme la plupart des prestations TVTools, RoomBooking est une solution clés en main qui se présente sous forme de package comprenant le logiciel et le matériel.

Par matériel, nous entendons tout simplement… Une tablette ! En effet, notre concept repose essentiellement sur l’utilisation de tablettes, placées directement devant les salles de réunion. Nous proposons différents modèles grâce aux partenariats avec nos équipementiers. Des préférences de couleurs, dimensions, marques ? De nombreux choix s’offrent à vous.

Ces tablettes sont toutes installées à l’aide d’une fixation murale et disposent du wifi intégré ou d’un port RJ45. Une fois le modèle choisi, nos tablettes présentent un avantage majeur : elles disposent d’une interface dédiée et personnalisée pour chaque client ! À l’aide d’un template réalisé sur la base d’un cahier des charges établi ensemble, notre infographiste met en place une solution 100% sur-mesure. L’interface est pensée en lien avec votre charte graphique et identité.

La particularité des tablettes que nous proposons ? Elles possèdent des bandeaux LEDs sur les côtés, permettant d’identifier en un coup d’œil et en temps réel si la salle de réunion est libre (lumière verte) ou déjà occupée (lumière rouge) ! L’idéal pour éviter ce que l’on appelle aujourd’hui les “réservations fantômes”, qui bloquent des salles pour des réunions qui n’ont en fait pas lieu !

 

Des avantages indéniables en termes de temps, d’organisation et d’environnement

Vous savez désormais en quoi consiste notre solution de RoomBooking et la manière dont elle se présente. Voici maintenant quelques exemples concrets pour vous montrer tous les aspects dans lesquels cette solution va pouvoir vous changer la vie !

  • Notre solution RoomBooking et nos tablettes sont interfacées avec les incontournables du milieu de la messagerie et de la planification. En d’autres termes, notre logiciel RoomBooking peut être lié en temps réel avec Google Calendar, Office 365, Exchange, Zimbra, Lotus… et bien d’autres.
  • Tablettes et licence vous sont proposées par l’une de nos commerciaux selon vos besoins. Si vous disposez de trois salles de réunion majeures, nous pouvons envisager l’installation de trois tablettes accompagnées de trois licences.
  • L’interfaçage entre vos logiciels et vos tablettes est réalisé directement par nos techniciens, pour une solution fonctionnelle et clés en main dès l’installation.
  • La mise en place d’un code PIN et/ou d’une identification via adresse mail pour limiter la possibilité de réservation de salle à un certain nombres d’utilisateurs précis est envisageable.
  • Les réservations de salle se font en un clic : un véritable gain de temps et de papier, puisque vous pourrez dire adieu aux emplois du temps hebdomadaires imprimés et scotchés chaque semaine sur la porte de vos salles de réunion !
  • Enfin, l’installation de RoomBooking signifie la fin des réservations fantômes et l’information en temps réelle des salles occupées ou non.

 

Le fonctionnement de RoomBooking

Mais alors, comment ça marche ? Trois possibilités s’offrent à vous.

La première est celle du WebAccess TVTools : avec des identifiants personnels qui vous auront été fournis au moment de la mise en place de votre installation, vous pouvez réaliser un “instant booking” en réservant une salle au moment de vous y rendre. Chacun peut disposer de ses propres identifiants. Si votre entreprise ou établissement compte 9 personnes ayant besoin régulièrement de réserver des salles de réunions, 9 identifiants différents peuvent être mis en place.

Dans un second temps, puisque RoomBooking peut être lié à diverses solutions de messagerie et de planification, vous pourrez donc réserver le créneau horaire de votre choix via votre Google Calendar par exemple, et synchroniser avec la tablette de la salle correspondante. Dans ce cas de figure, vous pouvez donc effectuer votre réservation depuis votre ordinateur.

Enfin, la solution inverse est également possible : vous pouvez réserver un créneau directement sur la tablette de la salle de réunion nécessaire, et synchroniser cette information avec votre Google Calendar. Cette fois-ci, vous aurez donc réservé la salle via tablette, mais cette réservation sera reportée sur votre calendrier et donc ordinateur.

 

Des options à n’en plus finir !

L’avantage de notre solution RoomBooking est son adaptabilité à de nombreux autres concepts et compléments ! Par exemple, si votre salle de réunion est toute équipée (vidéoprojecteur, ordinateur, frigo…), vous pouvez envisager la mise en place de référencement du matériel disponible via la tablette et le WebAccess TVTools.
Mais ce n’est pas tout ! Nombreuses sont les options envisageables :

  • Une option bagagerie peut être mise en place dans le cadre de réunions où les participants auraient besoin de stocker des bagages, sont en voyage d’affaires ou souvent en déplacement.
  • Une option anomalie et panne permet également de signaler les éventuels problèmes rencontrés dans la salle : lampe défectueuse, ordinateur non fonctionnel… Un signalement peut être effectué depuis la tablette et sera ainsi remonté directement au service technique.
  • Un lecteur de cartes RFID peut aussi être mis en place afin d’identifier les participants à la réunion.
  • Afin de pouvoir consulter en direct toutes les salles disponibles, mais aussi pour pouvoir se repérer au sein du bâtiment, des plans 3D de localisation peuvent être intégrés à nos tablettes (plan site, plan salles…)

En d’autres termes, si vous vous interrogez sur la possibilité de mise en place d’un outil particulier, la meilleure chose à faire reste d’en parler avec votre interlocuteur TVTools ! Notre équipe saura vous indiquer dans quelle mesure la solution souhaitée peut être envisageable.

 

RoomBooking et affichage dynamique, RoomBooking et domotique : le meilleur de la technologie

Le plus grand avantage de notre solution RoomBooking reste celui de la possibilité de l’associer avec nos autres solutions TVTools : affichage dynamique ou encore outils domotiques.

Vous pouvez envisager la mise en place d’un écran d’affichage dynamique centralisant les informations présentes sur chaque tablette de RoomBooking présente dans votre bâtiment. Une solution particulièrement intéressante et pratique dans les grandes entreprises ou les institutions.

De l’affichage dynamique plus simple peut également être envisagé, comme le fait de toucher l’écran pour activer la tablette et réserver la salle lorsque cela est nécessaire, tandis que des photos, vidéos ou informations pratiques seront diffusées sur la tablette après un certain temps d’inactivité.

Enfin, TVTools propose de nombreux outils domotiques compatibles avec notre solution RoomBooking. Par exemple, un détecteur de présence peut afficher la salle comme étant libre (lumières LEDs verte sur la tablette) à partir de quinze minutes sans mouvement ni activité décelés.

Depuis le temps, vous l’avez sûrement compris : des solutions de financement sont envisageables si vous décidez d’opter aujourd’hui pour notre solution RoomBooking !
Que cela soit pour la mise en place de RoomBooking ou pour l’installation de solutions plus complexes, n’hésitez pas à vous rapprocher de nos équipes pour plus d’informations. Nous nous tenons à votre disposition !